Polityka prywatności

Szanowni Państwo,

Poniżej znajdą Państwo wszelkie informacje dotyczące sposobów przetwarzania przez Zapytaj Lekarza Sp. z o.o. danych osobowych oraz przysługujących z tego tytułu uprawnień.

Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych przetwarzanych na potrzeby objęcia opieką zdrowotną jest Zapytaj Lekarza Sp. z o.o. z siedzibą w Chełmie, ul. Lwowska 12, 22-100 Chełm.

Kontakt w kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych

We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych, jak również w przypadku pytań lub wątpliwości, mogą Państwo skontaktować się pod adresem e-mail: kontakt@zapytaj-lekarza.pl lub listownie na adres: ul. Lwowska 12, 22-100 Chełm.

Cel i podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator przetwarza Państwa dane osobowe tylko i wyłącznie na podstawie prawa i w ściśle określonych celach, tj.:

• w celu prowadzenia profilaktyki zdrowotnej polegającej m. in. na informowaniu pacjenta o możliwości udzielenia świadczenia, przekazywaniu materiałów edukacyjnych, przekazywanie informacji o wydarzeniach prozdrowotnych,
• w celu diagnozy i leczenia związanego z procesem udzielania świadczeń zdrowotnych (diagnostycznych i leczniczych), w tym prowadzenie dokumentacji medycznej,
• w celu zapewnienia opieki zdrowotnej oraz zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej tj. dokonania zapisu Pacjenta oraz zapewnienia ciągłości opieki zdrowotnej, w tym m.in. przypomnienia o terminie realizacji świadczenia zdrowotnego, potwierdzenia wizyty, odwołania wizyty, odbieraniu i archiwizacji oświadczeń woli w zakresie upoważnienia innych osób do dostępu do dokumentacji medycznej,
• w celu zapewnienia zabezpieczenia społecznego oraz zarządzania systemami i usługami zabezpieczenia społecznego np. poprzez wystawianie zaświadczeń lekarskich,
• w celu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz wypełnienia obowiązków podatkowych
• w celu wykonania zawartej z Panem/Panią umowy o świadczenie usług medycznych,
• w uzasadnionych celach administratora takich jak ewentualne dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzonej przez administratora działalności gospodarczej,
• w celach statystycznych, analitycznych i marketingowych związanych z korzystaniem z naszej strony internetowej oraz skutecznością kampanii reklamowych, a także - za Państwa zgodą - w celach statystycznych związanych z korzystaniem z aplikacji mobilnej,
• w celu utrzymania zalogowania w aplikacji mobilnej, wysyłki powiadomień o konsultacjach i ochrony konta przed nieuprawnionym dostępem.

Podstawą prawną przetwarzania pozyskanych danych są ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej wraz z przepisami wykonawczymi wydanymi na ich podstawie oraz ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz przepisy ww. Rozporządzenia tj. art. 6 ust. 1 lit. a, b, c, f oraz art. 9 ust. 2 lit. h RODO.

Odbiorcy danych osobowych

Zapytaj Lekarza Sp. z o.o. realizując prawa Pacjenta jak również sprawną organizację w zakresie działalności leczniczej może udostępniać dane osobowe Pacjenta innym podmiotom leczniczym lub organom upoważnionym na podstawie przepisów prawa, a także na podstawie umów powierzenia, w szczególności:

• osobom upoważnionym przez pacjentów w ramach realizacji praw pacjenta,
• dostawcom usług zaopatrujących Zapytaj Lekarza Sp. z o.o. w rozwiązania techniczne oraz organizacyjne, umożliwiające udzielanie świadczeń zdrowotnych oraz zarządzanie organizacją (w szczególności dostawcom usług informatycznych),
• platformom analitycznym i reklamowym (np. Google, Meta), w zakresie danych technicznych i statystycznych opisanych w niniejszej polityce, bez danych o stanie zdrowia,
• Apple i Google jako dostawcom usług powiadomień push w aplikacji mobilnej, w zakresie tokenu powiadomień i identyfikatora instalacji aplikacji nadawanego przez te usługi, ogólnej treści powiadomienia (rodzaj zdarzenia, ewentualnie data i godzina konsultacji), technicznego identyfikatora konsultacji oraz zaszyfrowanej pełnej treści, której nie mogą odczytać - bez imion i nazwisk, nazwy usługi i informacji o przebiegu leczenia,
• dostawcom usług prawnych i doradczych.

Niektórzy z tych dostawców (np. Google, Meta, Apple) mogą przetwarzać dane także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-U.S. Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską. Informacje o tych zabezpieczeniach i ich kopię można otrzymać, kontaktując się z nami.

Okres przetwarzania danych osobowych

Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres wskazany w art. 29 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta - dokumentacja medyczna jest przechowywana co do zasady przez okres co najmniej 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu.

Dane służące do celów rozliczania świadczeń zdrowotnych, a także dane służące do dochodzenia roszczeń będą przetwarzane przez okres przedawnienia tych roszczeń zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego.

Dane przetwarzane na potrzeby księgowości i rozliczeń podatkowych będą przetwarzane przez okres wymagany właściwymi przepisami prawa.

Dane wykorzystywane do celów analitycznych i marketingowych w serwisie internetowym będą przetwarzane do czasu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu, nie dłużej niż przez okres wskazany w politykach dostawców narzędzi. Zasady dla aplikacji mobilnej opisujemy w części „Statystyki korzystania z aplikacji”.

Usunięcie konta w aplikacji

Konto w aplikacji mogą Państwo usunąć samodzielnie, w ustawieniach konta, albo zgłaszając to e-mailem z adresu przypisanego do konta. Usuwamy wtedy dane logowania i hasło, adres e-mail, numer telefonu, imię i nazwisko oraz adres zapisane na koncie, weryfikację dwuetapową, aktywne sesje, urządzenia zalogowane w aplikacji mobilnej, tokeny powiadomień i klucze potwierdzania logowania, zgody marketingowe i zapis do newslettera. Usunięcie jest nieodwracalne i nie da się po nim zalogować na to konto.

Usunięcie konta nie obejmuje dokumentacji medycznej ani danych rozliczeniowych. Przechowujemy je przez okresy wskazane wyżej, ponieważ wymagają tego przepisy, a nie zgoda, którą można wycofać. Szczegółowy opis tej ścieżki znajduje się w procedurze realizacji praw.

Dane operacyjne

Niezależnie od powyższego przez ograniczony czas zachowujemy dane, które powstają przy obsłudze Państwa sprawy i nie są częścią dokumentacji medycznej:

• zapisy rozmów i czatów prowadzonych w ramach obsługi (Twilio), przez czas potrzebny do rozpatrzenia ewentualnej reklamacji,
• wewnętrzne powiadomienia robocze dla naszego zespołu (Slack), zawierające imię i informację o zdarzeniu, bez danych zdrowotnych,
• wpisy w dzienniku zdarzeń o dostępie do danych i operacjach na koncie, wymagane dla rozliczalności, o której mowa w art. 32 RODO.

Obowiązek podania danych osobowych

Korzystanie z usług oferowanych przez Zapytaj Lekarza Sp. z o.o. jest w pełni dobrowolne, jednakże jako podmiot leczniczy jesteśmy zobowiązani do prowadzenia dokumentacji medycznej w sposób określony przepisami prawa, w tym do oznaczenia tożsamości pacjenta z wykorzystaniem jego danych osobowych. W takim przypadku nie podanie danych może skutkować odmową rezerwacji wizyty czy udzielenia świadczenia zdrowotnego. Podanie numeru telefonu lub/i adresu email, odbywa się na zasadzie dobrowolności - jego/ich nie podanie nie będzie skutkowało odmową udzielenia świadczenia zdrowotnego, ale ewentualną niemożnością skontaktowania z Państwem np. w celu potwierdzenia terminu wizyty lub jej odwołania. Zgoda na pliki cookies marketingowe lub analityczne jest również dobrowolna i może być w każdej chwili wycofana.

Dane dotyczące aktywności na stronie i marketingu

Dla poprawy jakości naszych usług oraz lepszego dopasowania komunikacji marketingowej korzystamy z narzędzi analitycznych i reklamowych, takich jak Google Analytics oraz Meta Pixel.

Narzędzia te mogą zapisywać na Państwa urządzeniu pliki cookies oraz zbierać podstawowe informacje o Państwa aktywności na stronie (np. odwiedzone podstrony, czas wizyty, kliknięcia w linki), a także anonimowe dane techniczne (np. typ przeglądarki, system operacyjny).

Nie przesyłamy tym podmiotom żadnych danych zdrowotnych ani szczegółowych informacji o rodzaju umówionych usług. Wysyłane dane mogą obejmować wyłącznie anonimowe zdarzenia marketingowe, takie jak rejestracja na wizytę lub jej opłacenie - bez wskazania jej charakteru.

Wykorzystujemy również tzw. parametry UTM w linkach (np. z newslettera lub kampanii reklamowych), które pozwalają przypisać źródło wizyty użytkownika. Informacje te mogą być zapisywane w plikach cookies i przesyłane do naszych systemów, wyłącznie w celach statystycznych i poprawy skuteczności kampanii.

Dodatkowo, w przypadku niektórych zdarzeń (np. umówienia konsultacji), możemy przesyłać anonimowe sygnały marketingowe bezpośrednio z naszych serwerów do platform reklamowych - wyłącznie w celach statystycznych i bez ujawniania żadnych informacji osobistych ani zdrowotnych.

Możecie Państwo zarządzać ustawieniami cookies, w tym wyrażać lub cofać zgodę na ich wykorzystywanie, za pomocą opcji “zgoda na pliki cookie” w stopce lub ustawień Państwa przeglądarki. Szczegółowe informacje o stosowanych technologiach znajdziecie Państwo w opcji “zgoda na pliki cookie” w stopce.

Aplikacja mobilna Zapytaj Lekarza (iOS i Android)

Aplikacja mobilna Zapytaj Lekarza na telefony z systemem iOS i Android daje dostęp do tego samego konta co serwis internetowy. Administratorem danych przetwarzanych w aplikacji jest Zapytaj Lekarza Sp. z o.o. Do aplikacji stosuje się niniejsza polityka, z wyjątkiem części dotyczącej plików cookies i marketingu na stronie, a poniżej opisujemy dane, które przetwarzamy wyłącznie w związku z korzystaniem z aplikacji.

Dane urządzenia i sesja w aplikacji

Po zalogowaniu w aplikacji zapisujemy przy Państwa koncie informacje o urządzeniu: losowy identyfikator instalacji aplikacji, nazwę i model urządzenia, wersję systemu operacyjnego i wersję aplikacji oraz daty rozpoczęcia sesji i ostatniej aktywności. Służą one do utrzymania zalogowania na tym urządzeniu bez wylogowywania z serwisu internetowego, do pokazania Państwu listy urządzeń z dostępem do konta oraz do ochrony konta przed nieuprawnionym dostępem (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO).

Sesja w aplikacji wygasa po 30 dniach bez użycia. Tokeny sesji przechowujemy u siebie wyłącznie w postaci skrótów kryptograficznych, a na telefonie są zapisane w zabezpieczonym magazynie systemu (w iOS w pęku kluczy, w Androidzie zaszyfrowane kluczem z Android Keystore). Sesję kończy wylogowanie w aplikacji, usunięcie urządzenia z listy urządzeń konta (telefon używany do potwierdzania logowania usuwa się w ustawieniach weryfikacji dwuetapowej), zmiana hasła oraz usunięcie konta. Informacje o urządzeniu przechowujemy do czasu usunięcia konta.

Powiadomienia push

Jeśli zezwolą Państwo aplikacji na powiadomienia w ustawieniach telefonu, aplikacja przekazuje nam token powiadomień urządzenia, informację, czy powiadomienia są włączone, oraz klucz szyfrujący wygenerowany na telefonie. Wysyłamy powiadomienia o konsultacjach (np. potwierdzenie, zmiana terminu, przypomnienie, zakończenie, odwołanie, prośba o płatność lub o ocenę) oraz prośby o potwierdzenie logowania. Jeśli powiadomienie zostanie przyjęte do doręczenia na Państwa telefon, nie wysyłamy SMS-a o tej samej treści.

Powiadomienia dostarczają dostawcy systemów telefonów: Apple (Apple Push Notification service) na iPhone'ach i Google (Firebase Cloud Messaging) na telefonach z Androidem. Przez ich serwery przechodzi w formie jawnej tylko ogólny tytuł i krótka treść - rodzaj zdarzenia i, jeśli dotyczy, data i godzina konsultacji (np. „Zmiana terminu konsultacji” i nowy termin) - oraz techniczny identyfikator konsultacji. Nie zawierają one imion i nazwisk, nazwy usługi ani specjalizacji ani informacji o przebiegu leczenia. Pełną treść (np. imię i nazwisko lekarza lub pacjenta i rodzaj konsultacji) szyfrujemy kluczem Państwa urządzenia i odszyfrowuje ją dopiero aplikacja na telefonie. To, czy pełna treść jest widoczna na zablokowanym ekranie, zależy od ustawień podglądu powiadomień w telefonie.

Podstawą wysyłki powiadomień o konsultacjach jest wykonanie umowy o świadczenie usług medycznych i zapewnienie ciągłości opieki zdrowotnej (art. 6 ust. 1 lit. b oraz art. 9 ust. 2 lit. h RODO), a próśb o potwierdzenie logowania - bezpieczeństwo konta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Powiadomienia można w każdej chwili wyłączyć w ustawieniach telefonu. Token powiadomień usuwamy po usunięciu urządzenia z konta, gdy Apple lub Google zgłosi, że jest nieaktualny, oraz przy usunięciu konta.

Biometria i telefon jako drugi składnik logowania

Dostęp do aplikacji jest chroniony Face ID, Touch ID, odciskiem palca lub kodem urządzenia, a telefon może służyć do potwierdzania logowania na Państwa konto. Weryfikację biometryczną wykonuje wyłącznie system telefonu: nie otrzymujemy i nie przechowujemy żadnych danych biometrycznych, np. wizerunku twarzy ani odcisku palca.

Po włączeniu potwierdzania logowania telefon tworzy klucz kryptograficzny w zabezpieczonym układzie urządzenia (Secure Enclave w iOS, Android Keystore). Klucz prywatny nigdy nie opuszcza telefonu - otrzymujemy i przechowujemy tylko klucz publiczny, którym sprawdzamy podpis potwierdzenia. Przy próbie logowania pokazujemy na telefonie jej szczegóły: przeglądarkę, system operacyjny, adres IP i czas. Te dane przechowujemy przez czas potrzebny do potwierdzenia lub odrzucenia logowania (około godziny), a odrzucenie próby logowania odnotowujemy w dzienniku zdarzeń bezpieczeństwa konta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Statystyki korzystania z aplikacji

Za Państwa zgodą, o którą aplikacja pyta przy pierwszym uruchomieniu, korzystamy z Google Analytics for Firebase, żeby wiedzieć, jak aplikacja jest używana i co w niej poprawić. Bez zgody aplikacja nie wysyła żadnych danych statystycznych. Narzędzie zapisuje na telefonie losowy identyfikator instalacji (odrębny od identyfikatora urządzenia opisanego wyżej) i przesyła do Google informacje o korzystaniu z aplikacji: otwierane ekrany, długość korzystania i podstawowe zdarzenia (np. zalogowanie, otwarcie szczegółów konsultacji), a także dane techniczne: model urządzenia, wersję systemu i aplikacji, język oraz przybliżoną lokalizację (kraj, region) ustaloną przez Google na podstawie adresu IP.

Do statystyk nie przekazujemy danych o stanie zdrowia, treści ani rodzaju konsultacji, imion i nazwisk, adresów e-mail ani numerów telefonu, a nazwy ekranów i zdarzeń nie zawierają identyfikatorów konsultacji ani kont. Nie używamy identyfikatora reklamowego urządzenia, nie łączymy statystyk z kontami Google (Google Signals) i nie wykorzystujemy ich do reklam. Podstawą jest Państwa zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą można w każdej chwili wycofać w ustawieniach aplikacji; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem. Po wycofaniu zgody aplikacja przestaje wysyłać dane i usuwa identyfikator statystyk z telefonu, a dane zebrane wcześniej są usuwane po upływie okresu przechowywania, który wynosi nie dłużej niż 14 miesięcy.

Czego aplikacja nie zbiera

Aplikacja nie korzysta z narzędzi reklamowych ani z identyfikatora reklamowego urządzenia, nie śledzi Państwa aktywności w innych aplikacjach i serwisach i nie pobiera lokalizacji z GPS, kontaktów ani zdjęć. Pliki cookies i narzędzia opisane w części „Dane dotyczące aktywności na stronie i marketingu” dotyczą serwisu internetowego, a nie aplikacji.

Odinstalowanie aplikacji nie usuwa konta. Usunięcie konta usuwa także wszystkie informacje o urządzeniach, tokeny powiadomień i klucze potwierdzania logowania przypisane do konta. Dokumentację medyczną i dane rozliczeniowe przechowujemy przez okresy wskazane wyżej.

Przysługujące Pacjentowi prawa

Mają Państwo prawo do:

• dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowania (poprawiania) swoich danych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 17 RODO),
• ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO),
• przenoszenia danych (art. 20 RODO),
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes administratora (art. 21 RODO).

W celu skorzystania z powyższych praw należy zapoznać się z procedurą realizacji praw osób, których dane dotyczą, dostępną na stronie internetowej oraz w siedzibie Administratora.

Prawo wniesienia skargi

W przypadku kiedy uznają Państwo, że Zapytaj Lekarza Sp. z o.o. przetwarza dane osobowe niezgodnie z prawem przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji

Udostępnione przez Państwo dane osobowe będą przetwarzane w sposób częściowo zautomatyzowany, jednakże w ramach przetwarzania danych nie stosujemy metod polegających na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji.